Kota Malang, blok-a.com – Diresmikannya Gedung Depot Arsip Kota Malang membuka peluang masyarakat yang membutuhkan akses ke arsip-arsip tertentu menjadi lebih mudah.
Ditambah dengan upaya digitalisasi arsip, dipastikan mulai dari golongan akademis hingga rakyat biasa akan lebih mudah mendapatkan akses ke arsip yang meereka perlukan.
“Bisa, karena juga akan menerima mahasiswa-mahasiswa yang memerlukan arsip-arsip data dan gambar,” terang Pj Walikota Malang Wahyu Hidayat saat diwawancara seusai acara pembukaan Gedung Depot Arsip Kota Malang pada Rabu (27/12/2023).
Akan tetapi, tidak semua arsip boleh diakses untuk masyarakat umum. “Arsipnya ada yang boleh diakses, ada yang tidak. Yang boleh diakses silahkan, yang tidak boleh harus tetap tersimpan dengan aman. Contohnya data-data. Nanti akan ada ketentuan mana yang boleh mana yang tidak boleh diakses,” terang Wahyu.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang Yayuk Hermiati mengatakan bahwa gedung depot arsip tersebut akan menjadi pusat pengumpuan semua arsip milik perangkat daerah Kota Malang sekaligus pusat digitalisasi berkas fisiknya.
“Kalau digitalisasi sudah ada dan sudah mulai dikerjakan mulai tahun 2021. Tapi bukan berarti arsip yang sudah didigitalkan lalu fisiknya kita buang saja. Fisiknya tetap kita pertahankan, sehingga nanti andaikan yang fisiknya rusak kita masih punya data digitalnya,” terang Yayuk.
Yayuk juga menerangkan bahwa gedung tiga tingkat tersebut memiliki fasilitas yang memadai untuk menyimpan semua berkas arsip fisik hingga 10 tahun ke depan. Oleh karena itu, tidak perlu ada keraguan tentang Nasib arsip yang telah didigitalkan.
“Melihat dari banyaknya arsip yang masuk setiap tahunnya, dan melihat dari kapasitas penyimpanan di gedung ini, prediksinya hingga 10 tahun ke depan kita masih leluasa. Nanti setelah 10 tahun entah kita mau ditambah tingkat atau diluaskan, kita lihat nanti,” ujarnya.
Hingga saat ini, hampir 20% arsip yang diterima sudah didigitalkan. Proses ini akan terus berlanjut hingga semua arsip, yang tentunya bertambah terus setiap tahunnya, dapat disimpan dalam bentuk digital.
“Sekarang sudah sekitar 10 ribu berkas arsip dari 52 ribu yang kita terima yang didigitalkan dan masih terus dilakukan. Sementara semuanya masih dari organisasi perangkat daerah saja,” terang Yayuk. (mg1/bob)